אודות משפחת FILESMILE

 

בעידן הדיגיטלי בו המידע הוא הנכס הכי יקר בארגון.  ארגונים נדרשים להחתים  מסמכים ולתייקם, ל

לקט ממקורות רבים מסמכים ולשמר את המידע במערכות ה ERP של הארגון

דפים, מיילים, קבצים, סריקות, ועוד, נשמרים באופן לא אחיד, ומבלי שיהיה דרך לאתרם במהירות.  באמצעות אוטומציה פשוטה ניתן למנוע את אובדן המידע הזמן והכסף וליעל את שיטות העבודה של ארגון עד כדי יתרון תחרותי.

אל מול אתגר זה נוצר שיתוף הפעולה בין חברת SOFTSOLUTION  בית תוכנה פרויקטלי לפיתוח פתרונות אינטגרציה למערכות

ERP וחברת שירותי המחשוב AGAS שחרטה על דגלה כבר לפני מעל עשור להפוך את המחשוב מתחום מאתגר ומסובך עבור

עסקים לתחום פשוט המהווה עבורם יתרון תחרותי.

במסגרת שיתוף פעולה זה, פותחה משפחת FILESMILE הכוללת פתרונות תוכנה ושירות למטרת תיוק, ליקוט וחיתום בעסק המהיר של עידן המידע.

משפחת FileSmile אינה עוד מוצר, אלא משפחת “תוספים” שכל ייעודם ליעל ולשפר תהליכים עסקיים חוצי ארגון .בעידן המידע כולנו מתייקים ושולפים מסמכים אך זמנינו יקר.

FILESMILE תשמח לעמוד על המשמר ולהגן מחד גיסא על המסמכים החשובים ביותר עבור ארגונכם ומאידך על זמן העבודה של כל עובד בכל מחלקה.

אז תתחילו לתייק, ללקט, לחתום והכי חשוב לחייך!

לקוחות מרוצים

במה אנחנו שונים

 

מערכת FileSmile אינה עוד מוצר המכתיב את נהלי העבודה ללקוח, אלא תשתית גמישה בה כל ארגון מפיק תועלת לפי צרכיו ולפי התהליכים העסקיים שלו וחוסך בזמן עבודה לכל גורם בארגון.

יעילות, פשטות וחיסכון בכל הארגון

FILESMILE במחלקת המכירות 

-מחלקת מכירות/הזמנות מתכתבת עם לקוחות ואף מקבלת אישורי הזמנות (אסמכתאות) כגון : הצעות מחיר, הזמנות לקוח, הזמנות רכש כו’, אסמכתאות אלו מתקבלות בכל האמצעים כגון : מיילים, פקסים ממוחשבים, דפים, FileSmile מאפשרת בקליק אחד לבצע “תיוק” של האסמכתאות בתעודה המתאימה במערכת לדוג’
א. ייעול זמן וחיסכון של זמן רב באופן התיוק !
ב. יכולת איתור ושליפה מהירה בכל עת של האסמכתא !
ג. יכולת מתן מענה ע”י משתמשי הפריוריטי המתבקשים להציג אסמכתא ללקוחות ו/או כל גורם אחר

FILESMILE בתפעול/רכש/לוגיסטיקה
בארגון קיימים טפסים רבים לתפעול השותף, ניתן להצמיד מבעוד מועד את הטפסים ליישויות שונות כגון : כרטיס פריט, כותר, משרות, כרטיס מכשיר, באמצעות FileSmile ניתן להנגיש למשתמשי הארגון את היכולת לגשת לטפסים דרך ה Outlook או משלוחן העבודה, ותמיד לטופס העדכני, לדוג’
א. בארגון קיים טופס “פתיחת כרטיס לקוח/ספק” אותו שולחים לכל לקוח/ספק בהתקשרות הראשונית, באמצעות FileSmile ניתן לשלוף את אותו טופס ישירות מהפריוריטי אל תוך ה Outlook ומשם לשלוח ללקוח במייל.
ב. בארון קיימים קטלוגים/דפי מוצר שונים, אותם שולחים ללקוחות, באמצעות FileSmile ניתן לשלוף את אותו טופס ישירות מהפריוריטי אל תוך ה Outlook ומשם לשלוח ללקוח במייל.

FILESMILE במחלקת כספים / הנהלת חשבונות,

במחלקת כספים / הנהלת חשבונות מקבלם מסמכים רבים ממקורות שונים (אסמכתאות) כגון : חשבוניות, הסכמים, דפי בנקים וכיוצ”ב, אסמכתאות אלו מתקבלות בכל האמצעים כגון : מיילים, פקסים ממוחשבים, דפים, FileSmile מאפשרת בקליק אחד לבצע “תיוק” של האסמכתאות בתעודה המתאימה במערכת לדוג’
ד. ייעול זמן וחיסכון של זמן רב באופן התיוק !
ה. יכולת איתור ושליפה מהירה בכל עת של האסמכתא !
ו. יכולת מתן מענה ע”י משתמשי הפריוריטי המתבקשים להציג אסמכתא ללקוחות ו/או כל גורם אחר

FILESMILE במחלקת משאבי אנוש 

מחלקת משאבי אנוש אוספים מסמכים רבים אודות העובדים בארגון כגון : הסכמי עבודה, טספי 101, הודעות שימוע וכיוצ”ב.
בארגונים רבים, מסמכים אלו מפוזרים ברחבי רשת המחשוב, במקרים הגרועים חשופים לכל הבא ליד, FileSmile מאפשרת בקליק אחד לבצע “תיוק” של האסמכתאות בתעודה המתאימה במערכת לדוג’
א. בכרטיס עובד לתייק את כל המסמכים הנוגעים לאותו עובד.
ב. יכולת איתור ושליפה מהירה בכל עת של המסמך הנדרש !

מערכת FileSmile אינה עוד מוצר בעל מאפיין מוגדר מראש, אלא תשתית גמישה בה כל ארגון מפיק תועלת לפי צרכיו תוך כדי ניצול של “חיסכון” בזמן עבודה

תכירו את משפחת FILESMILE

FileSmile On Outlook

– מערכת לתיוק מסמכים לכל סוגי התעודות במערכת.
– יכול הצגת מסמכים שתויקו מה Outlook, שולחן עבודה ללא כניסה למערכת.
– יכולת שליפת מסמכים שתויקו וצירופם לדואר אלקטרוני.

FileSmile Scan

– מערכת סריקה מסמכים מכל התקן המחובר למחשב לרבות סורק, מצלמה.
– סריקה קלה בקליק אחד מכל תעודה.
– יכולת צפייה במסמכים שנסרקו לפני תיוקם במערכת.

FileSmile AUTOFILE

– מערכת סריקה ותיוק מסמכים שהופקו מהמערכת ומסומנים עם ברקוד.
– יכולת התאמה של תעודות שגויות קלה ופשוטה

FileSmile Mobile

– החתמה על כל מסמך פריוריטי סטנדרטי כולל אפשרות לבחירת פורמט המסמך.
– החתימה כוללת אפשרות לחתימת מיקום החתימה באופן אוטומטי.
– צירוף נספחים מלא, כולל צילומים, סריקות ועוד.
– המערכת מתאימה לכל נייד עם מערכת הפעלה אנדרואיד

FileSmile SIGN SMILE

– מערכת קלה ופשוטה המאפשרת חתימה ע”ג מסך מגע ישירות בטאבלט על תעודות הפריוריטי השונות