“אחרי החגים” כבר כאן: הגיע זמן לתוכנית תקציבית למערכות המידע.

תקציב IT: עכשיו זה הזמן !

מתי נכין תקציב IT? “אחרי החגים”. מנהל בכיר בחברה הסביר לי פעם שבעברית משמעות הביטוי “אחרי החגים” נעה בין “זה לא מספיק חשוב לי” ל-“כרגע אין לי זמן לחשוב על זה” ולעיתים משמעותה “אף פעם”.

פוטנציאל ההשקעה בתחום ה-IT אינו מוגבל וגדל משנה לשנה ככל שמערכות המידע מבססות את כדאיותן הכלכלית בכל התחומים: שיווק, מכירות, שירות לקוחות, לוגיסטיקה, כספים, כולם זכו למהפך בזכות טכנולוגיות חדשות והטמעתן בחברות.

אך איך מכמתים את ההשקעה אל מול התמורה? וכיצד יכול עסק לתכנן את השקעתו בתחום ה-IT. מה עושים עכשיו ומה דוחים לאחרי החגים או לאף פעם?

למרבה הצער עסקים רבים אינם משקיעים את הזמן ביצירת תוכנית תקציבית למערכות המידע של הארגון. הם דוחים זאת “לאחרי החגים”. תוכנית, גם שאינה מדויקת, מאלצת את מקבלי ההחלטות לתעדף ולהתוות מדיניות שתאפשר קבלת החלטות קלה ונכונה יותר בהמשך.

איך מתכננים תקציב IT?

כחלק מהחזון שלנו לאפשר לחברות להתחבר לפוטנציאל האדיר שבטכנולוגיות החדשות, אנחנו יוזמים עם הלקוחות תהליך של בניית תוכנית עבודה מתוקצבת לתחום מערכות המידע. במסגרת הכנת תקציב IT עם הלקוח אנו סוקרים מספר היבטים המשפיעים על התקציב ומאפשרים ללקוח לבסס את החלטותיו לאחר הבנת הנתונים.

  1. המצב הקיים – לכל חברה מערך קיים של מחשבים, מסכים, מדפסות, רישויים, שרתים, ציודי תקשורת ושירותי מחשוב. באמצעות קביעת יתרת אורך החיים השימושי של המרכיבים במצב הקיים ובשילוב עם נתוני הרכישה מהעבר אנו יכולים לחשב את עלות התחזוקה של המצב AS-IS.
  2. חסכון – מעבר על כל מרכיבי ה-IT מאפשר לבחון את העלויות העקיפות של טכנולוגיות קיימות אל מול הטמעות\השקעות חדשות. לדוגמא אחזקת שרת דואר מקומי (הכוללת עלויות של חומרות ותוכנות גיבוי, רישויים והתעסקות רבה) מול שירותי דואר בענן שמספקים את כל הפיתרון על כל מרכיביו ובתשלום חודשי קבוע.דוגמא נוספת עבודה מקומית הדורשת רכישה של עמדות בעלות יכולת עיבוד וזיכרון באופן תדיר או עבודה בטרמינל שדורשת מהעמדה המקומית להיות מסופון בלבד ולכן מאפשרת חסכון בגין רכישת העמדות ואף חסכון בחשמל. השוואה בין האלטרנטיבות השונות יכולה לחסוך אלפי שקלים מידי חודש.
  1. סיכון והמשכיות עסקית – חלק מהותי מההשקעה בתחום ה-IT מתועל לצורך בהמשכיות עסקית והיכולת להתאוששת מאסון.. תמחור האלטרנטיבות לשרידות ויתירות במערכות הליבה של הארגון מול עלות הסיכון במקרים של של תקלה או אסון מאפשר למנהל הכספים לקבל החלטות על בסיס עלות מול תועלת.
  2. ייעול – במערכות המידע ניתן תמיד לשפר ביצועים ברמת החומרה והתוכנה אך ייעול אמיתי אינו רק זמני תגובה ועיבודאלא גם הטמעת תהליכים חדשים באמצעות מערכות המידע. לדוגמא מערכות של סריקה ותיוק של מסמכים, מערכות BI לייצור אוטומטי של דוחות ודשבורדים, מערכות דיוור המאפשרות תקשורת ישירה מול לקוחות, מרכזיות חכמות ואינטגרציה בין מערכות טכנולוגיות למערכות המידע (ERP, FINANCE ו CRM) של הארגון. כל אלה יתרמו לחיסכון בזמן ושרשרת האספקה תהפוך ל”רזה” ואפקטיבית יותר. (lean operations)
  3. מסע הלקוח – כל עסק תלוי בלקוחותיו ורוצה לרצות אותם. על מנת לספק ללקוח שירות איכותי לא די בנציגים אדיבים. כל נקודת אינטראקציה מול הלקוח יכולה להיות הזדמנות להעניק שירות טוב ובתנאי שמערכות המידע מספקות את התשתית המאפשרת לנציגים לפעול באופן המיטבי. לדוגמא: מערכות המאפשרות פתיחת קריאות דרך האתר, מרכזיה המקפיצה את שם הלקוח ואת פרטיו, מערכת  CRM הממליצה על מוצרים רלוונטים ופרסונליים ללקוח ויש עוד אין סוף דוגמאות.
  4. ראייה רחבה – מערכות מידע משוכללות \ יעילות אינן יעד העומד בפני עצמו. הקידמה בתחום זה, החיסכון והייעול משרתים את חזון החברה וערכיה כפי שהוגדרו על ידי מנהליה. ההתאמה לחזון ולמיקוד החברה מאפשרים לתעדף כל השקעה ולתייג אותה כחיונית, כדרושה או כ-NICE TO HAVE.

אז אם חשוב לכם לצמוח מהמצב הקיים, לחסוך ולייעל את העסק תוך מזעור הסיכונים, לספק שירות טוב יותר ללקוחתכם ולנוע לעבר החזון של העסק: “אחרי החגים כבר כאן”.

פנו אל חברת המחשוב שלכם, תתייעצו ותערכו בהתאם.

 

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *