אז בשעה טובה ומוצלחת עברנו למשרדינו החדשים! אחרי שנרגענו קצת מההתרגשות נשמח לשתף אתכם בחוויית המעבר שלנו ולתת לכם כמה טיפים לבניית מערך המחשוב במשרד שלכם ובמעברי משרד עתידיים.
ראשית, מעבר למשרד חדש מצריך תכנון נכון של חלל העבודה. בכל המרחבים הארגוניים, מעמדת עבודה דרך דלפקי קבלה ועד לחדרי ישיבות יש צרכי מחשוב יחודיים הנקבעים בהתאם לשימוש שיועד למרחב. אנו ממליצים להיעזר באנשי המחשוב מנוסים לסקירת המשרד החדש על מנת להבין את כלל הצרכים הארגוניים ובמידת הצורך לאפיין או לסקור מחדש את ארכיטקטורת הרשת הארגונית. לעיתים יש רצון להעביר את הכל כפי שהיה, אך לא תמיד המרחב החדש מתאים לצורת העבודה הקודמת ואין הגיון בלהעביר את פגמי התכנון הישנים למשרד החדש. בתהליך המעבר שלנו חשבנו ראשית על התהליך העסקי וממשקי העבודה השונים ורק לאחר שעיצבנו קונספטואלית את המרחב, צוות התשתיות עבד בשיתוף פעולה עם חברת אדריכלות פנים ויחד יצרו סקיצה מסודרת הכוללת מספרי עמדות, נקודות רשת, חשמל וטלפון וגם את עיצוב הפנים והדקורציה.
מפני שההחלטה על המעבר לרוב נקבעת חודשים לפני שמתחיל המעבר, רצוי לשתף אותנו כחברת המחשוב כבר בתחילת התהליך בכדי שנוכל לסייע בהעתקת קווי תקשורת בעבודה משותפת מול חברת התכנון וסיעור מוחות על הצרכים המוחשוביים במרחבי העבודה החדשים.
מספר ימים לפני המעבר רצוי להתחיל לפרק את הציוד הקיים במשרד ולהכינו למעבר למשרד החדש. יש לוודא שמנתקים את הכבלים בצורה מסודרת ובטוחה. את הניתוק והחיבור מומלץ להשאיר לחברת המחשוב, על אף שאת האריזה והסבלות איננו מספקים, חיבור המחשב בעמדה החדשה על יד תומך מנוסה המכיר את הרשת הארגונית מאפשר לכל עובד להתמקם בעמדה ולהתחיל לעבוד מהרגע הראשון. במעבר המשרדים שלנו כל עובד קיבל קרטון אליו הוכנסו המחשב, המקלדת, העכבר והציוד הנלווה. הקרטון הונח על כיסא העבודה, נעטף בניילון נצמד ומוספר בהתאם לסקיצות של המשרד החדש. שיטת אריזה זו חסכה זמן רב בעת הפירוק וההרכבה מחדש.
דברים שיש לקחת בחשבון: גזור ושמור!
דאגו לתשתית אינטרנט: העתקת קו ע”י ספק תשתית לוקחת שבועות. רצוי לוודא עם ספק התשתית והשירות (user) כי קיים אינטרנט במשרד החדש לפני בואם של הטכנאים.
מיפוי: דאגו למיפוי נכון ומספור של נקודות: אל תשכחו גם מצלמות אבטחה, מסכים, מרכזייה, חדר שרתים , ארונות תקשורת, חדרי ועידה ותכננו גם את האפשרות שהעסק יצמח ויידרש לעוד עמדות.
עבודה עם ספקים: הסדר שבו יגיעו הספקים הוא חשוב שכן לרוב הם תלויים זה בזה. הזמן את אנשי המחשוב לפני שאר הקבלנים והספקים ביום ההרכבה בכדי לחבר במהרה את המחשבים.
תאם את טכנאי הבזק כך שיגיע לנייד את מספרי הטלפון למשרד החדש ביום ההעברה. אם יצטרך עזרה או יהיו לו שאלות יוכלו אנשי המחשוב לעזור לו.
אל תתפשר: בדוק שהכל עבר למשרד החדש והכל עובד באופן חלק וטוב– אם לא מטפלים ומעירים את תשומת הלב של הספקים באופן מידי לבעיות, הן עלולות להשתרש. דברים זמניים הופכים לדברים קבועים ולכן אל תתפשרו על הפרטים הקטנים.
סוף מעשה במחשבת תחילה!
בתנאי שמסגרת זמן ההיערכות הגיונית ועם תכנון מראש יחד עם חברת המחשוב, ובעלי מקצוע יודעי דבר מעבר משרד יכול להפוך מאתגר מרתיע לחידוש מרענן שיוביל את העסק להצלחה שמגיעה לכם אנחנו בהחלט מרגישים זאת במשרדינו החדש. ומזמינים אתכם לבוא ולבקר ולהתרשם (הקפה עלינו!).